Das A und O: Gute Vorbereitung

Sitzungen und Besprechungen bieten unbestritten viele Vorteile: Informationen können direkt ausgetauscht und erfragt, Missverständnisse geklärt und Lösungen diskutiert werden. Im Idealfall werden auch Entscheidungen im Team gefällt. Trotzdem sollte bei jedem Meeting vorab geklärt werden, ob es überhaupt nötig ist – denn sie gehören zu den größten Zeitfressern im Job. In einer internationalen Umfrage des Bürosoftwareanbieters Slack, die im Jahr 2023 veröffentlicht wurde, haben die in Deutschland Befragten angegeben, dass sie nur etwas mehr als die Hälfte ihrer Meetings (53,4 Prozent) als „gute Nutzung der Arbeitszeit“ ansehen; 36,5 Prozent wurden dagegen als unnötig eingestuft. Eine gute Vorbereitung und die Wahl der passenden Variante – ob in Präsenz, als Video- oder Telefonkonferenz – sind daher entscheidend.

Egal, welche Variante gewählt wird: Meetings sollten nur einberufen werden, wenn sie wirklich akut nötig sind. Sogenannte Serientermine können auch abgesagt werden, wenn es nichts Wichtiges zu besprechen gibt. Die Teilnehmer sollten gezielt ausgewählt, rechtzeitig eingeladen und über den Inhalt, die Tagesordnung und voraussichtliche Länge informiert werden.

Für einen effizienten Ablauf sorgt die Benennung eines Moderators und eines Protokollführers. Auch sollten sich die Beteiligten im Vorfeld auf allgemeine Diskussionsregeln und grundsätzliche Verhaltensregeln für Meetings einigen, sodass sich jeder für die Einhaltung dieser Regeln verantwortlich fühlt. Beispielsweise sollte noch einmal darauf hingewiesen werden, dass während der Sitzung nicht auf die Smartphones geschaut wird und jeder ausreden darf. Auch auf den pünktlichen Beginn und das pünktliche Ende sollte Wert gelegt werden.